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【入出庫管理とは】基礎知識や効率化の方法を解説

前川

今回は、荷物を正しく運ぶために重要な入出庫管理について説明します!

インターネットの普及により、私たちの生活にはオンラインショッピングが浸透しました。
日常、当たり前のようにECサイトで商品を購入し、そして商品も当然きちんと手元に届きます。

2020年に国土交通省が発表した『物流を取り巻く動向について』によると、

国内貨物輸送量は、1990年の約65億トンから2010年度の約49億トンと減少している一方で、
取り扱う物流件数は、約100万件以上増えています。

これはEC市場の拡大に伴い、宅配便のような小規模な貨物の取り扱いが増えたことによるものです。
そのため、物流業界では荷物を正しく運ぶだけでなく、いかに効率的に荷物を扱うかが課題となっています。

そのための方法を今回はご紹介いたします!

参考)2020年7月 国土交通省「物流を取り巻く動向について」https://www.mlit.go.jp/common/001354692.pdf

入出庫管理とは

荷物を正しく受け入れて、正しく払い出すのが入出庫管理です。

しかし単に受け入れと払い出しをしているだけではありません。
入庫と出庫について説明します。

入庫とは

入庫では、荷物を受け入れる際にその内容と数量を確認します。

荷物と一緒に送られてくる納入伝票に品名と数量が記載されているので、一つ一つチェックします。

先ほども述べたように、国内貨物輸送の取扱件数は増えています。
1台のトラックが運ぶ荷物の個数が増えているため、入庫の確認作業工数も増えてしまいます。
また入庫物が製造原料などの場合、荷物自体の確認に加えて、入庫された量の確認も必要です。

入庫においては、荷物を確認して受け入れた後に、次の出庫に備えて決められた場所に保管する作業も含まれます。

確認した荷物を次に払い出しができるように、倉庫の決められたところに保管するところまでが入庫作業となります。

出庫とは

出庫では、入庫で保管された荷物を取り出します。

出庫についても単に荷物を取り出すだけではなく、次の輸送先ごとに出荷しやすいようにまとめます。

この時、入庫作業をしっかり行っていないと、出庫したい荷物を短時間に探すことができません。広い倉庫を効率的に出庫するためにも、入庫作業が重要です。

また、出庫作業を行う時の注意点として、保管期限があるものについては保管期限を過ぎていないことを確認しなければいけません。

保管期間を過ぎると商品の品質に影響がある場合があります。

そして、出庫を行ったら何をいつどこへ出庫したか、記録するところまでが出庫作業となります。

目次

入出庫管理の方法

入出庫管理は、入庫と出庫によって変化する倉庫内の在庫を管理することです。

入出庫が行われる都度記録して履歴を保管します。

入出庫管理で記録する項目として、以下項目が挙げられます。

  • 日付
  • 品目
  • 在庫数
  • 担当者
  • 保管場所
  • 保管期限

これらの情報を扱う入出庫管理の方法として、主に以下の4つがあります。

手書きによる管理

入出庫の際に、紙ベースの点検表に情報を記録し管理します。主に、日付・入庫数・出庫数・担当者などを記入し、点検作業を効率的に行うため、レ点チェックやリストに丸印を付けるなど、簡単に記録できるように工夫します。

手書きによる記録では、確認作業後に点検表を集約して、在庫一覧表へ転記します。

Excelによる管理

手書きの点検表を集約して表計算ソフトのExcelで表を作り、結果を入力します。Excelを使うことで情報がデジタル化され、デジタルデータによる入出庫管理が行えます。

ハンディーターミナルによる管理

Excelを使った記録でも、入出庫作業時の点検記録は手作業で行わなければなりません。そこで、バーコードやQRコードの商品情報読み取るバーコードリーダーを活用した在庫管理が有効です。

バーコードリーダーで読み込んだ時点で情報はデジタル化され、パソコンでデータ管理が可能です。その上、日付も合わせて記録できるので、保管期限切れの管理も簡単に行えます。

バーコードを使った記録については、荷物に必要な項目の情報を表すバーコードやQRコードの表示が必要となります。在庫管理の手間を大幅に削減し、不要な在庫も減らせるでしょう。

在庫管理システムによる管理

上記の方法をシステムにしたのが、在庫管理システムです。在庫管理システムのほとんどがバーコードやQRコードを利用します。流通用のバーコードが既に印字されている場合はそのまま活用できますが、ない場合には発行し貼り付けるという作業が必要です。

貼り付けたバーコードやQRコードを入出庫作業時にバーコードリーダーで読み取り、読み取ったデータをデータベースに登録して一元管理します。Excelとは異なり、入力した情報はリアルタイムに反映されるため、たくさんの荷物を扱う倉庫などで利用されます。

入出庫管理の効率の良いやり方

入出庫管理を効率良く行うためには、在庫管理システムは必要でしょう。デジタルデータによって入出庫管理を行うことで、従来のやり方で起こりがちな入力ミスやピッキングミスなどの人的ミスを防ぐこともできます。

次に、在庫管理システムの特徴について説明しますので、効率の良いやり方について考えてみましょう。

システムの種類

在庫管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。
この2つの違いは、サーバーがどこにあるかで分類します。

「クラウド型」:インターネット上にあるサーバーを利用します。
「オンプレミス型」:社内ネットワークにあるサーバーを利用します。

「クラウド型」のメリットとしては、

  • 初期費用が安い
  • 専門知識なしで導入できる
  • 日々のサーバーメンテナンスが必要ない

デメリットは、自社独自のカスタマイズが難しいところがあります。

「オンプレミス型」のメリットは、自社サーバーを導入するため独自にシステムをカスタマイズできることです。

しかしデメリットとして、全て自前で構築するため、初期費用が高くシステムを運用するために専門知識のある人が必要となります。

効率の良いやり方としては、最初に在庫管理システムを導入するのであれば「クラウド型」を、
現在、在庫管理システムを運用していて更なる効率化のためにカスタマイズを考えているのであれば「オンプレミス型」を検討すると良いでしょう。

料金

「クラウド型」と「オンプレミス型」ではシステムに掛かる費用も異なります。費用を検討する場合、
初期費用とランニングコストを考慮して、費用対効果の高い方を選びます。

以前は高額だった「クラウド型」サービスも、現在は安価で利用できるようになりました

操作性

操作性は、システム選びの大きなポイントとなります。操作が複雑だとせっかく人的ミス排除のために導入したシステムで、ミスの発生に繋がります。

操作性については、システム導入前に教育を実施したり、試用期間などを設けたりして従業員が使いこなせるかを事前に確認しておきましょう。

機能内容

汎用的な在庫管理システムは、様々な機能が用意されています。利用するサービスによって料金が決まりますので、入出庫管理に必要な機能を明確にしておきます。

「オンプレミス型」の場合、最初に選んだサービスを後で機能を減らしたいと思っても、費用的に減額することは難しい場合があります。

「クラウド型」であれば利用するサービスを自由に選択できるため、使わない機能であれば費用的な減額が可能です。

まとめ

ECの拡大により、物流の取り扱い荷物が増加しています。

物流業界は業務効率を上げるためにアナログ的な方法から、デジタルデータを活用した方法へシフトしています。

入出庫管理を効率的に行うために、自社にあった在庫管理システムを検討しましょう。

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