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在庫が合わない!? 棚卸差異の原因と対策方法

在庫管理における重要なポイントの一つが、棚卸差異の把握です。
棚卸差異が発生すれば、財務状況に影響を与えるほか、顧客に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

今回は、棚卸差異が発生する原因と対策方法について解説します。

目次

棚卸差異とは

棚卸差異とは、倉庫に保管されている実際の在庫数量と管理帳簿に記載されている在庫数量との数量的なズレを指します。
棚卸差異は、多様な部品・商品を取り扱う業種において発生しやすいトラブルです。

ここでは、棚卸差異の種類や影響、許容範囲について説明します。

棚卸差異の種類

棚卸差異は、管理帳簿に対して実際の在庫数が多い場合と少ない場合があります。
棚卸差異率として把握し、プラスの場合を『棚卸差益』、マイナスの場合を『棚卸差損』と呼びます。

棚卸差異率とは、実際の在庫数から帳簿上の在庫数を引き、帳簿上の在庫数で割った値です。
たとえば、管理帳簿上の在庫数が100個、実際の在庫数が95個の場合、(95-100)÷100=-0.05となるため棚卸差異率は-5%です。

棚卸差異の影響

棚卸差異の影響は、棚卸差異率がプラスとマイナスの場合で異なります。

棚卸差異率がマイナスの場合、資産としての在庫金額が減るほか、販売予定の商品が足りないため期待した売上・利益を生み出せなくなります

棚卸差異率がプラスの場合、資産としての在庫が増えるため財務上のネガティブな影響はありません。
しかし、倉庫への納入時または出荷時のミスや保管中の紛失といった可能性が考えられるため、原因究明が必要になります。

どちらの場合であっても棚卸差異は財務に影響するため、許容範囲内に収めておくことが大切です。

棚卸差異の許容範囲

棚卸差異はゼロに抑えるのが理想ですが、実際の現場では少なからず差異が発生するものです。
業界や商品によって異なりますが、棚卸差異の許容範囲は一般的に5%までとされることが多いでしょう。

5%といえば誤差のように感じるかもしれませんが、売上・利益に直結するため影響は小さくありません。

棚卸差異が発生する原因

棚卸差異が発生すると、財務面に影響が出るほか、出荷要請に応えられないことで対外的な信頼を失う可能性もあります。
棚卸差異を最小限に留めるため、その原因を把握しておきましょう。

【棚卸差異が発生する原因①】商品の検品ミス

倉庫において商品の入出庫を行う際、商品の品目や数量を間違えれば棚卸差異につながります。

入出庫時の検品は、適切に在庫を管理するための基本です。
取り扱う商品の種類や数量が増えれば検品ミスの可能性も上がるため、十分なチェック体制が必要になります。

【棚卸差異が発生する原因②】データの入力ミス

入出庫を行ったあとは管理帳簿にデータを入力しますが、その際に入力ミスがあれば棚卸差異の原因となります。
膨大な入力作業がある場合、必ずミスが発生するという前提で防止策を講じる必要があるでしょう。

【棚卸差異が発生する原因③】伝票処理の遅延

伝票と商品が常に連動し、データ上もリアルタイムに更新されていれば問題はありません。

しかし、実際には急な出荷作業により伝票の処理が遅延することもあります。
事後処理を忘れてしまった場合は棚卸差異が発生するため、注意が必要です。

【棚卸差異が発生する原因④】先日付での伝票処理

伝票が先行して管理帳簿に反映される場合も、棚卸差異の原因となります。
たとえば、翌月の出庫予定分について伝票が発行されると「管理帳簿上は在庫がないが倉庫には商品がある」状態になります。

このタイミングで棚卸を実施した場合、管理帳簿と実在庫数に差が出てしまいます。
先日付で伝票処理をする場合は、別途管理が必要です。

【棚卸差異が発生する原因⑤】棚卸作業での入力ミス

管理帳簿と実在庫数を確認するのが棚卸作業です。
棚卸作業では、帳簿と照らし合わせながら実物の在庫を一つひとつ数えて確認します。

普段の在庫管理が適切にできていても、棚卸しのタイミングで数え間違いや入力ミスがあれば棚卸差異と認識されてしまいます。
「ただ数えるだけ」と油断することなく、確認手順を関係者間で擦り合わせたうえで作業に臨みましょう。

【棚卸差異が発生する原因⑥】保管ルールの未徹底

保管に関するルールが徹底されていない・正しく認識されていなかったりする場合も棚卸差異につながる可能性があります。
たとえば、在庫が本来あるべき場所になかったり、出庫の順番を間違えたりといったケースが考えられます。

【棚卸差異が発生する原因⑦】在庫の紛失

適切に入出庫を管理していても、保管中に紛失すれば棚卸差異が発生します。
資産価値のある在庫には盗難のリスクもあるため、倉庫内への立ち入り制限や防犯カメラの設置といった対策が必要です。

棚卸差異の対策方法

棚卸差異が発生した場合、原因を特定しなければその後も同様の差異が発生し続けるでしょう。
差異が発生すれば、確認作業に膨大な手間と時間がかかります。

効率的な事業運営のためには、日頃から棚卸差異が発生しないよう管理することが重要です。
棚卸差異を最小限に抑えるための対策を紹介します。

【棚卸差異の対策方法①】実物とデータを一致させる

実物の在庫とデータを常に一致させることで、棚卸差異発生のリスクは下がります。

たとえば、入庫や出庫があった場合、ただちに管理帳簿に反映できるような仕組みを構築します。
在庫管理システムなどを導入すれば、現場で行った作業をリアルタイムでデータに反映できるでしょう。

また手入力は極力排除し、バーコードやQRコードを活用することで、正確かつスピーディーな作業が可能になります。
品目や数量の誤入力といったヒューマンエラーを削減できるため、棚卸差異率の低下につながるはずです。

【棚卸差異の対策方法②】棚卸作業の頻度を上げる

会計上、年に一度は棚卸しを実施する企業が多いでしょう。

しかし、棚卸差異が想定を上回っている場合は実施頻度を上げたほうがよいかもしれません。
人的コストや時間はかかりますが、頻度を上げることで棚卸差異の発生原因を絞り込むことが可能です。

原因を特定し、棚卸差異を削減するための一時的な処置として、棚卸作業の頻度を上げてみてください。

【棚卸差異の対策方法③】「みなし出庫」を導入する

棚卸差異を防止する方法として「みなし出庫」を導入する企業もいます。

みなし出庫では出庫時に都度伝票処理を行わず、在庫数量の減少分を出荷したものとみなします
実際に減った数量だけが計上されるため、棚卸差異が発生しません。また、伝票処理業務の簡略化にもつながります。

一方で、みなし出庫に切り替えるだけでは出荷先や品目、数量が把握できません。
通常の伝票処理の代わりに記録の仕組みが必要になるでしょう。
また、顧客への納品数や金額に不一致が生じた際、原因究明の手がかりが少ない点もデメリットです。

出荷先や品目が限定されている場合は、みなし出庫による作業の簡略化を検討してみてもよいでしょう。

【棚卸差異の対策方法④】入出庫業務をルール化する

棚卸差異が発生する原因のうち、ヒューマンエラーによるものは業務のルール化によってある程度発生を防げます。
担当者が変わった場合などに備えて業務ルールをマニュアル化しておきましょう。
作業内容を共有化することで、ミスの防止に役立ちます。

【棚卸差異の対策方法⑤】棚卸差異報告書を活用する

棚卸差異を継続的に削減していくため、棚卸差異報告書を作成・活用しましょう。

倉庫や品目による棚卸差異の発生状況をまとめて俯瞰的に分析することで倉庫全体の課題と作業場ごとの課題に切り分けられます。また、一部品目に対する成功事例を横展開する際にも活用できるでしょう。

まとめ

本記事では、棚卸差異の発生原因と対策方法について解説しました。
棚卸差異の発生は、会社の財務状況だけでなく、顧客からの信頼に影響する可能性もあります。

在庫管理システムや棚卸差異報告書を導入するなど、在庫管理の手順・ルールを整備し、棚卸差異を最小限に留めましょう。

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